Mail Archiver

Mail Archiver Module

Weinig termen zijn zo zelf verklarend als ‘e-mail archiving’

Mail Archiving is het archiveren van e-mailverkeer, vanuit en naar uw bedrijf. Het belangrijkste doel is dat elke e-mail en bijbehorende bijlages opgeslagen blijft en kan snel en makkelijk weer opgezocht kan worden.

Niets is zo makkelijk en fijn als bepaalde handelingen automatisch gedaan worden, zonder dat hier handmatige actie voor nodig is. De mail Archiver is zo’n module. U kunt hier zonder meerkosten direct over beschikken, bij de aanschaf van een SecPoint Protector.

De basis van de Mail Achiver is het opslaan van alle inkomende en alle uitgaande e-mailberichten inclusief eventuele bijlages. De gebruiker hoeft hier niets voor te doen. Met de handige Plug and Play hoeft er niets in het netwerk of bij de configuratie van de servers aangepast te worden.

De voordelen:

  • Snel in te zetten
  • Geen configuratie aanpassing noodzakelijk
  • Werkt met elke Mail Server oplossing
  • Kan redundante worden uitgevoerd.
  • Persoonlijk Login Portaal voor elke gebruiker
protector-mailarchiver

Bewaarplicht is voor bedrijven

Waarom er een bewaarplicht is voor bedrijven?

Dezelfde bewaarplichten gelden voor bedrijven. Ook in Nederland stellen verschillende instanties, waaronder de belastingdienst, strenge retentie-eisen aan de administratie van een onderneming. Onder administratie vallen ook e-mails, afspraken en agenda’s die in Exchange worden gemaakt. Daarbij moet digitale correspondentie ook digitaal worden bewaard.

Het beheren en archiveren van e-mail is echter geen gemakkelijke taak. Iedere zakelijke gebruiker gaat gebukt onder het volume van het hedendaagse e-mail verkeer.
Alle goede intenties ten spijt, het blijft een uitdaging om de honderden e-mails die we per week ontvangen, op een verantwoordelijke manier te beheren. De gemiddelde “deleted e-mailfolder” is daarvan een mooi voorbeeld: opgeruimd is niet altijd netjes. Veel bedrijven hebben daarom een e-mail management beleid dat verder gaat dan de goede bedoelingen van haar werknemers. Maar ook dit is niet altijd afdoende.

Effectief archivering van e-mail houdt in dat alle elementen van die e-mail moeten worden opgeslagen: bijlagen, metadata, publiek folders, .pst files, kalenders, contacten, notes etc. Kies daarom voor SecPoint , een duurzame oplossing, onafhankelijkheid van uw e-mail server (“geen vendor lock-in”).

Plug and Play E-mail archivering, geen configuratie wijziging nodig

Noodzaak van  e-mail archivering

De noodzaak van geautomatiseerde e-mail archivering

Opgelegde opslagquota voor e-mail boxen vormen een risicovolle oplossing. Werknemers zullen hun e-mail boxen regelmatig ‘opschonen’ om onder deze opslagquota uit te komen. Hiermee kunnen ze onbedoeld het bedrijf in gevaar brengen. Mocht het bedrijf op een bepaald moment in een hoog oplopend juridisch conflict komen, wordt elke e-mail relevant. Ook het maken van back-ups is geen alternatief. Back-ups zijn heel slecht doorzoekbaar en worden in tegenstelling tot archieven, niet geconverteerd naar een nieuw systeem. Ook een Mail Archiver oplossing kan dubbel worden uitgevoerd. Met een SecPoint replacement licentie kan men twee soorten redundante oplossing aangaan.

  • High Availability
  • Remote Mail Archiver

In combinatie met de High Availability module worden internetverbindingen door twee Protectors beveiligd. Met deze oplossing verloopt alles automatisch en synchroon met elkaar. Bij de Remote Achiver worden e-mailberichten en bijlages ook extern opgeslagen op de Remote Slave Mail Archiver. Indien er gewerkt wordt met twee MX-records, heeft u een redundante mail oplossing in eigen beheer, zonder dat u extra kosten hoeft te maken.

De communicatie tussen de Mail Archivers versleuteld, zodat niemand kans heeft uw data te misbruiken.